地接社行业需要信息化
2010-6-6
各行各业都已早在10年前，纷纷开始了自己或快或慢的信息化管理和操作阶段。然而旅游行业本身，由于客户需求变更快速且频繁、操作流程无法同一、服务标准难以建立等一系列问题，本行业的后台操作和管理仍然处于Word+Excel的阶段。
尤其是境外地接社，国内稍具规模的旅行社内部有些还应用了一些行业管理软件，但地接社，最好的情况是采用Word和Excel模板文档，将各种旅游资源放在文件服务器上，共享给公司内部的OP,销售,财务。中文行程，酒店询价单，出团文档等各种资料都有相应的标准模板。包括报价单都有专门设计的Excel 表格来进行自动计算。填上一些价格参数，就可以计算出最终报价，看似已经将计算机和互联网发挥到淋漓尽致，其实离期望的旅行社操作系统距离还差远。
这样的方式一定程度上提高了地接社员工的工作效率，但仅仅限于旅行社资源的内部静态信息的共享。例如公司的酒店信息，导游信息，景点信息，标准行程的行程库，中文的行程，其他费用项目表，酒店询价单模板，询车单模板，出团文档模板。这些信息在服务器上以文件方式存在虽然可以让同事随时获取。但是这些信息是孤立的，信息和信息之间的关系是由操作人员把他们联系在一起。大多数团队业务信息都存在op个人电脑中，甚至人脑中。动态的业务数据共享就更无从谈起了。也许两个op闲聊时会发现不同的团需要同一地的酒店(订单合并)。
地接社最大的苦恼之一，是大量的询价、报价。早期一些地接社为了省事，将价格作成人档/天档的表格，来了团就对一下。这样做是轻省了不少，但是供应商的价格是浮动的，餐、导游和门票固然相对稳定，但是占团款大头的酒店和车就难说了，如果没有预留房协议，碰上展期、节日、活动或更好的offer，酒店和车公司说涨就涨。
这时就体现出信息化的优势了，在专业的地接社在线操作系统内，不仅报价可以通过默认的方式像原来一样轻省，更重要的，系统能够自动记录每次的交易额并生成每个单一供应商的价格走势曲线，可以从中轻松读出每次的成交额和时间，从而对现在的价格有真实的把握。
地接行业的地接管理系统能够真正做到将所有的地接操作和管理内容整合，把操作人员脑中的业务流程，优化以后融入系统中，以最优化的业务流程将这些孤立的信息链接起来，真正达到资源共享（静态资源信息共享），协同工作（动态业务信息共享）。让地接社内部上下之间、部门之间协同工作，各司其职。信息系统能在内部操作上彻底消除彼此之间信息不畅和滞留现象，提升地接社的整体实力。
应用系统的企业所普遍尝到的甜头是，利用信息化系统，标准操作流程，整合各个办事处和分公司的业务，集中采购，最大化体现服务和价格优势，规模效应也应运而生。彻底消除各自为政，重复工作，工作效率低下的问题，大大缩减了运营成本。
此外，在线操作模式，能够帮助地接社实现网络化管理，标准操作流程，以快速稳定的服务，不仅可防止现有客户的流失，更容易挖掘潜在客户；还可即时跟踪和分析客户信息，用地接有限的资源服务好优质的客户，更可拒绝信用度不好的客户。及时的反馈财务状况，加强财务管理和监控，维持企业快速正常的运作。
采用信息化的操作方式还对于地接社拓展市场有积极的影响，信息化的作业方式能够及时的反映团队信息、客户流量流向、财务指标、经营状况等，便于事前控制，对市场变化反应敏锐。
旅游行业是一个比较特殊得行业，人员流动相对频繁，利用信息化后可使企业的资源和经验忠实的累积下来，而不会因为主力业务或操作人员的离职而元气大伤。对与新员工的培训也异常容易，一切都源于标准化作业流程和历史业务数据的深度挖掘。
近年来许多地接社都真实面临严格控制成本和企业上台阶的问题，想要达到高速增长和繁荣，但旅游这种服务行业很容易受到人力的限制，旺季的时候忙得团接不过来，想要扩张业务量就需要更多得操作人员，而淡季得时候人员闲置又是巨大费用支出。进一步信息化是地接社业务扩张必经之路，利用信息化进程，一方面记录、分析、跟踪供应商和客户数据，另一方面，减少境内外人员开支，将操作人员的数量和成本控制在最低，这才是新一代地接社的真正武器。